Elastyczne zasady zarządzania i organizacji czasu pracy obowiązują już kilkanaście miesięcy, mimo to pracodawcy sięgają po nie z dużą dozą ostrożności. Być może dlatego, że zarówno pracodawcy jak i pracownicy nie są świadomi zalet tego rozwiązania.

Pracodawcy obawiają się, że niektóre z nich mogą spowodować niechęć pracowników bądź nawet spór z załogą a pracownicy, że będą zobowiązani do ciągłej pracy w godzinach nadliczbowych bez dodatkowego wynagrodzenia i gwarancji. Obawy te wynikają z niedostatecznego wyjaśnienia na czym właściwie ów elastyczność polega.

Ruchomy czas pracy i elastyczne godziny pracy

Ruchomy czas pracy daje pracodawcy możliwość wskazania przedziału czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia/zakończenia pracy w dniu, który zgodnie z rozkładem jest dla niego dniem pracy. Elastyczne godziny pracy dają pracownikom możliwość rozpoczynania pracy o różnych godzinach. Oba rozwiązania są oparte na podobnych zasadach, m.in. nie zawierają ograniczeń wynikających z tzw. „doby pracowniczej” . Oto przykład.

"Zgodnie z rozkładem pracownik ma rozpoczynać pracę w przedziale 7:00 – 9:00 i kończyć ją po ośmiu godzinach. W poniedziałek i wtorek pracownik przyszedł na 9:00, w środę na 7:00, zatem przepracował w tej samej dobie pracowniczej dwie godziny ponad wymiar. Godziny te nie będą klasyfikowane jako praca nadliczbowa. Jeśli pracownik zgodnie z grafikiem rozpoczyna pracę o różnych godzinach w różnych dniach np. w środę o 11:00, w czwartek o 9:00 a w piątek o 8:00. Również nie będzie pracował w godzinach nadliczbowych."

Należy pamiętać, że praca planowana w ten sposób nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego

Czas pracy a związki zawodowe

Ruchomy czas pracy bądź elastyczne godziny pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy/porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Jeśli związki lub przedstawiciele pracowników się nie zgodzą, rozwiązania te można wprowadzić na indywidualny wniosek pracownika lub grupy pracowników.

Wyjścia prywatne

Ciekawym udogodnieniem jest też tzw. wyjście pracownika w celach prywatnych. Pracownik może odpracować zwolnienie od pracy, udzielone mu na pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie czasu nieobecności nie jest odnotowane jako praca w godzinach nadliczbowych, jednakże nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego

Work-life balance

Powyższe elastyczne rozwiązania pozwalają pracodawcom lepiej dostosować czas pracy do rzeczywistego zapotrzebowania na pracę. Najwięcej korzyści dają jednak pracownikom. Pozwalają na godzenie życia prywatnego z zawodowym. Pracownik może lepiej zaplanować swoje zajęcia bądź obowiązki domowe (np. uczęszczać na kurs fotograficzny, rehabilitację czy odprowadzać/odbierać dziecko z przedszkola) – nie tylko we wczesnych godzinach porannych lub późnych godzinach wieczornych i bez ciągłych obaw, że spóźni się do pracy.

12-miesięczny okres rozliczeniowy

Jeszcze innym rozwiązaniem jest wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. Pracodawcy uzyskali narzędzie, dzięki któremu mogą w sposób bardziej racjonalny rekompensować pracę nadliczbową czasem wolnym.

W wielu przedsiębiorstwach godziny nadliczbowe są normą, co więcej, pracownicy zgadzają się i chcą wykonywać pracę nadliczbową ze względu na dodatkowe , wysokie wynagrodzenia. Sytuacja taka jest niedopuszczalna. Planowanie pracy nadliczbowej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawca musi się wówczas liczyć z negatywnymi konsekwencjami w przypadku kontroli PIP, lub w przypadku wniesienia pozwu przez pracownika. Zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych nie ma przy tym znaczenia.

Rozwiązanie dla branż sezonowych

Często firmy, u których zapotrzebowanie na pracę jest sezonowe (np. sektor budowlany, handlowy), ze względu na krótki okres rozliczeniowy, nie mają możliwości kompensowania godzin nadliczbowych czasem wolnym. Z drugiej strony muszą wypłacać wynagrodzenie pracownikom w okresie przestoju. Taka organizacja czasu pracy wiąże się z bardzo dużym ryzykiem i kosztami.

I tutaj potrzebny jest dłuższy okres rozliczeniowy, dzięki któremu pracodawcy mogą organizować pracę ponad dobowy wymiar czasu pracy w okresach wzmożonego zapotrzebowania na produkty i usługi danego przedsiębiorstwa i oddawać pracownikom dni wolne w okresie mniejszego zapotrzebowania na pracę.

Jak komunikować zmiany?

Przedłużony okres rozliczeniowy wprowadza się za pomocą porozumienia ze związkami zawodowymi. Związki zawodowe przeważnie mówią „nie” i tutaj trzeba być przygotowanym na wielomiesięczne negocjacje. Znacznie łatwiej jest wprowadzić to narzędzie w firmach, gdzie związki nie funkcjonują. Porozumienie takie uzgadnia się wówczas z przedstawicielami pracowników wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Bardzo istotna jest odpowiednia komunikacja do pracowników. Należy wytłumaczyć im korzyści wynikające z porozumienia.

Co zyskują pracodawcy?

Przede wszystkim oszczędności. Ponadto zmniejszają ryzyko naruszenia przepisów regulujących pracę nadliczbową. Mogą racjonalnie dostosować poziom zatrudnienia do zapotrzebowania na pracę a w konsekwencji – chronić miejsca pracy lub tworzyć nowe.

Gwarancje dla pracowników

Pracodawcy nie mają jednak pełnej swobody. Są nadal zobowiązani przestrzegać bezwzględnie obowiązujących norm dotyczących minimalnych okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego, dni wolnych od pracy dni wolnych w zamian za pracę w niedziele i święta. Ponadto, jeśli w danym miesiącu pracownik nie ma obowiązku świadczenia pracy ze względu na ustalony przez pracodawcę harmonogram – nie traci prawa do wynagrodzenia. Przysługuje mu co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę (1750 zł w 2015 r.).