25 maja 2018 r. zaczęła obowiązywaćunijna reforma prawa o ochronie danych osobowych (tzw. GDPR/ RODO).  W niektórych firmach nadal trwają działania dostosowujące do RODO, polskie przepisy wprowadzające (m.in. zmiany Kodeksu Pracy) będą uchwalone z opóźnieniem, a pytań i wątpliwości w działach kadr wciąż sporo.

Poniżej przedstawiamy listę kontrolną najważniejszych działań, które każdy dział HR powinien podjąć już teraz:

1. Aktualizacja dokumentacji przetwarzania danych– m.in. zgody, klauzule informacyjne, upoważnienia, regulaminy wewnętrzne
2. Sprawdzenie kto i w jakim zakresie ma dostęp do danych osobowych kandydatów i pracowników
3. Nadanie odpowiednich uprawnień dostępu i przetwarzania danych osobowych pracownikom HR (lub innym)
4. Upewnienie się, czy dotychczasowe zgody spełniają wymogi RODO – treść klauzul informacyjnych przedstawionych kandydatom i pracownikom, cele przetwarzania danych i podstawy prawne
5. Przegląd obecnych procedur rekrutacyjnych pod kątem zgodności z RODO
6. Sprawdzenie, czy w aktach osobowych nie są przechowywane dodatkowe dokumenty bez właściwej podstawy prawnej
7. Upewnienie się, czy bazy danych osobowych są odpowiednio chronione od strony informatycznej i organizacyjnej
8. Stała współpraca z Inspektorem Ochrony Danych, jeśli istnieje

Rozporządzenie RODO w każdym kraju członkowskim UE obowiązuje wprost, niezależnie od uchwalenia krajowych przepisów wprowadzających lub niezgodności niektórych ich zapisów z RODO.  Wskazane jest więc, aby wszyscy pracownicy działu HR, którzy mają dostęp do danych osobowych kandydatów i pracowników (m.in. dyrektorzy personalni, HRBP,  specjaliści ds. administracji kadrami, rachuby płac, rekrutacji, zarządzania personelem i talentami) szczegółowo zapoznali się z nowymi przepisami lub przeszli odpowiednie szkolenia.

W razie potrzeby prosimy o kontakt z ekspertami EIR Legal.

Dorota Strzelec

Konsultant HR, trener, ekspert ds. RODO w HR

E:  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

T:  601 365 160