25 maja 2018r. zaczęło obowiązywać z Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (tzw. GDPR/ RODO).  Tego samego dnia weszła też w życie nowelizacja dotychczas obowiązującej Ustawy ochronie danych osobowych (Dz.U. z 24 maja 2018, poz. 1000).  Nowelizacja była konieczna z uwagi na zastąpienie niektórych polskich przepisów przez RODO a także potrzebę określenia nowych zasad działania i zadań organu nadzorczego, który jednocześnie zmienił nazwę z GIODO na Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Wejście w życie RODO wymaga też przeglądu i aktualizacji wielu polskich ustaw w zakresie dotyczącym zasad przetwarzania danych osobowych.  W związku z tym powstał także projekt odrębnej ustawy (tzw. przepisy wprowadzające), która z uwagi na ogrom zmian zostanie uchwalona przez Sejm już po 25 maja 2018 i zacznie obowiązywać prawdopodobnie w II poł. 2018 r. W toku prac nad uchwalaniem w ostatniej chwili Ustawy ochronie danych osobowych Sejm postanowił jednak włączyć do niej część tzw. przepisów wprowadzających, które nie budzą wątpliwości prawnych – jednym z nich są nowe przepisy Kodeksu Pracy dotyczące wszelkich form monitoringu w miejscu pracy, w tym monitoringu wizyjnego (kamery) oraz poczty elektronicznej (e-mail). Pozostała część zmian Kodeksu Pracy, w tym treść Art. 22¹, określającego zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydatów do pracy i pracowników, zostanie uchwalona w pakiecie przepisów wprowadzających.

Zmiany Kodeksu Pracy są odpowiedzią na od dawna zgłaszane postulaty pracodawców w zakresie jednoznacznego uregulowania prawnych możliwości i form monitoringu w miejscu pracy.  Nie oznacza to jednak, że to tej pory żadne formy monitoringu nie były stosowane – pracodawcy, który widzieli taką potrzebę stosowali je i regulowali w przepisach wewnętrznych bazując na interpretacjach GIODO, orzecznictwie polskich sądów, sadów UE oraz Europejskiego Trybunału Praw Człowieka.

Od 25 maja 2018 do Kodeksu Pracy zostały dodane nowe przepisy - Art. 22²  orazArt. 22³, które stanowią iż:

• Monitoring wizyjny (kamery) jest dopuszczalny, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
• Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. 
• Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez max. 3 miesiące od dnia nagrania.
• Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (zależnie od statusu pracodawcy).                       
• Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringuw sposób przyjęty w firmie, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a także informuje o nim nowych pracowników na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.  
• Pomieszczenia monitorowane powinny być oznaczonew sposób widoczny i czytelny, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem urządzeń.
• Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika oraz inne formy monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji  tych celów. Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
• Wszelkie formy monitoring w miejscu pracy powinny być uregulowane w regulaminach wewnętrznych (analogicznie jak monitoring wizyjny).

Co ta zmiana oznacza dla pracodawców wyjaśnia ekspert EIR Legal:

Uregulowanie zasad monitoringu w Kodeksie Pracy jest dobrym rozwiązaniem, które pozwoli prawidłowo stosować monitoring zarówno pracodawcom, którzy do tej pory mieli wątpliwości co do legalności jego stosowania jak i tym, którzy już różne formy monitoringu wdrożyli. W tym przypadku zalecamy przegląd wewnętrznych przepisów i odpowiednią ich aktualizacje zgodnie z RODO.

Niestety regulacje dotyczące monitoringu korzystania pracowników z nowych technologii wydają się spóźnione o co najmniej kilka lat.  Obecnie duża część pracowników korzysta z szerokiej gamy prywatnych urządzeń mobilnych, nie ma więc potrzeby wykorzystywania do prywatnej komunikacji służbowego maila czy telefonu.  Natomiast jeśli chodzi o korzystanie z Internetu na służbowych komputerach, zgodnie z zaleceniami organów UE polscy pracodawcy mogą stosować i stosują blokowanie dostępu do portali pocztowych czy stron nie związanych z pracą (np. portale społecznościowe czy zakupowe) zamiast monitorowania aktywności pracowników w sieci, które stanowi duże ryzyko naruszenia prywatności. Oczywiście nie eliminuje to problemu surfowania po Internecie na prywatnych urządzeniach mobilnych w czasie pracy.

Zalecamy też naszym klientom zwracanie większej uwagi na pisemne uregulowanie zasad korzystania pracowników z mediów społecznościowych, szczególnie tych o charakterze zawodowym (np. LinkedIn czy GoldenLine), gdzie profil pracownika zawiera opis jego kariery zawodowej oraz wskazuje aktualnego pracodawcę. Uwrażliwienie pracowników i kadry kierowniczej na publikacje i komentarze mogące stanowić naruszenie interesów pracodawcy jest lepszym rozwiązaniem niż radzenie sobie z kryzysem wizerunkowym po fakcie.

Adwokat Alicja Biernat

Kancelaria Adwokacka EIR Legal

Employment & Industrial Relations

E-mail:  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.